Innomes

Case Study: Effiziente Verarbeitung von
SAP-Aufträgen in der Fertigung

Das Projekt

Ein langjähriger Kunde aus der Dentalindustrie trat mit der Aufgabe an uns heran, den Prozess der Auftragsverwaltung innerhalb seiner Produktion zu digitalisieren und im Rahmen der bestehenden IT-Umgebung wesentlich effizienter zu gestalten.

Die Ausgangslage

Vor der Unterstützung durch ATR Software wurden die Aufträge zum größten Teil
manuell verwaltet.  Dazu mussten die im ERP-System von SAP erzeugten
Produktionsaufträge erst ausgedruckt und anschließend manuell sortiert werden. Zur
Erzeugung des Vormaterials und der Reduktion von Rüstkosten wurden die Aufträge
dabei täglich nach den jeweiligen Farben der Endprodukte zusammengefasst. Diese aufsummierten Mengen des Vormaterials wurden anschließend in ein Excel-Formular
eingetragen und zusätzlich zu den Fertigungsaufträgen ausgedruckt.

Um einen Überblick über die Fertigung oder Informationen zu einzelnen Aufträgen zu erhalten, mussten sich die Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung stets vor Ort erkundigen. Zusätzliche Zeitfresser waren die Klärung von Fragen sowie die Organisation von Änderungen und Störungen mithilfe zahlreicher Telefongespräche.

Zur Nachverfolgung der Fertigungsaufträge und für die Leistungsberechnung der Mitarbeiter mussten zudem die Arbeitszeiten, die Stückzahlen und der Ausschuss händisch notiert werden.

Denn die Leistungsberechnung erfolgte zu diesem Zeitpunkt ausschließlich manuell. Hierfür wurden die Daten zur Berechnung der Löhne in der Arbeitsvorbereitung aufbereitet. Durch die manuellen Arbeitsprozesse konnte allerdings keinerlei Transparenz gewährleistet werden, weshalb die Mitarbeiter zusätzlich selbst Buch über ihre Arbeitszeiten führten.

Zur Rückmeldung der Fertigungsaufträge an SAP wurden diese Informationen anschließend manuell in das ERP-Systems eingepflegt. Besonders mühsam gestaltete sich dabei die Verteilung der Zeiten auf die einzelnen Aufträge, denn dafür mussten die Bearbeitungszeiten der zusammengefassten Aufträge händisch mit dem Taschenrechner aufgeteilt werden.

Für den Produktionsleiter war es offensichtlich, dass dieser aufwendige manuelle Prozess vollständig digitalisiert und wesentlich effizienter gestaltet werden sollte.

Der Nutzen

Eine Einsparung von ca. 5,5 Stunden/Tag

durch den Entfall von manuellen Eingaben und Laufwegen.

Wegfall der manuellen Dokumentation in der Produktion,

die zuvor etwa 15 % der täglichen Arbeitszeit eines Mitarbeiters ausmachte.

Transparenter Überblick

über die Fertigungsaufträge in Echtzeit.

Mehrwert für Kunden durch

wirtschaftliche Produktion von kleinen Losgrößen.

Automatische Datenaustausch

mit dem ERP-System.

Sicherstellung der Nutzung von

transparenten und nachvollziehbaren Daten.

Die Umsetzung

Nach einigen Abstimmungen und
Präsentationen war für den Kunden
schnell klar, dass die MES-Anwendung
InnoMES hervorragend geeignet ist, um
die gewünschten Prozesse und
Funktionen abzubilden.

Insbesondere konnten die
Schnittstellen zwischen der
Auftragsverwaltung von SAP einerseits
und den Maschinen andererseits
nachvollziehbar gestaltet und
eingerichtet werden.

Als ersten Arbeitsschritt werden jetzt systemseitig die übertragenen Aufträge nach demselben Vormaterial sortiert und zusammengefasst. Die Zusammensetzung der einzelnen Fertigungsaufträge kann immer aktuell in der Arbeitsvorbereitung eingesehen und nachvollzogen werden.

Die Rückbuchung der Auftragsdaten an das SAP-System wie Stückzahlen, Arbeitszeiten, Rüstzeiten, Maschinenzeiten und Ausschusszahlen erfolgen jetzt automatisch. Dies gilt ebenso für den Abschluss des Auftrages.

Nach der Einführung und Schulung der Mitarbeiter konnte ein sichtlich
zufriedener Produktionsleiter
feststellen, dass die Anforderungen an
das neue System hervorragend und vollständig umgesetzt wurden.

Um in der Arbeitsvorbereitung
jederzeit einen Überblick über den Fertigungsstand der einzelnen Aufträge
zu gewährleisten, wurden an den Arbeitsplätzen BDE-Terminals
eingerichtet. An diesen Terminals werden sämtliche relevanten Daten
entweder durch Scannen oder direkte Eingabe durch die Mitarbeiter erfasst.

Durch diese zielgerichtete Erfassung an den Terminals können nun sämtliche Daten wie zum Beispiel Produktionstag, Aufträge je Mitarbeiter, durchgeführte Arbeitsschritte oder die Auslastung der einzelnen Maschinen ausgewertet und für die Arbeitsvorbereiter transparent aufbereitet werden. Zudem werden Fehlbuchungen an den Terminals automatisch erkannt und können somit zeitnah geklärt und korrigiert werden.

Verbesserungen und Einsparungen

Durch die Implementierung von InnoMES in die IT-Umgebung des Unternehmens konnten Arbeitszeiten in der Produktion und Arbeitsvorbereitung reduziert und die Produktivität erhöht werden.

Dadurch, dass die Mitarbeiter nun ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell Mitschreiben müssen, konnte eine Einsparung von ca. 15 %
ihrer täglichen Arbeitszeit realisiert werden. Diese Zeitersparnis führt direkt und unmittelbar zu einer Erhöhung der Produktivität und Ausbringung der Produktion.

Die Vermeidung von Laufwegen in der Arbeitsvorbereitung und der Wegfall der manuellen Eingabe von Daten in SAP führten zu einer zusätzlichen Reduktion von ungefähr 5 – 6 Stunden Arbeitszeit je Tag. Somit haben die Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit, die dringend notwendigen Überlegungen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe anzustellen.

Die systemseitige Zusammenfassung der Aufträge ohne hohen manuellen Aufwand ermöglicht es außerdem, auch kleinere Fertigungsaufträge umzusetzen. Somit kann schneller auf Kundenanforderungen reagiert werden.

Bis auf den mit dem Barcode versehenen Fertigungsauftrag erfolgt zudem die gesamte Auftragsabwicklung jetzt papierlos. Eine zweite Phase dieses Projektes mit dem Ziel, in Zukunft auch diesen Ausdruck wegfallen zu lassen und die Aufträge somit gänzlich digital abzuwickeln, ist bereits in Planung.

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