Digitalisierung mit dem Modul Auftragsmanagement

Case Study: Schnelle Integration für volle Prozesskontrolle

Für Entscheider

Die Bilanz des Projekts

Aus einem papierbasierten Rückläuferprozess wird ein transparenter, kontrollierbarer Workflow.

Lückenlose Prozesskontrolle

Kein Rückläufer bleibt mehr unbearbeitet — offene Vorgänge sind jederzeit vollständig einsehbar.

Automatische Eskalation

Zeitüberschreitungen werden ohne manuelles Nachfragen erkannt und gemeldet.

Schnelle Einarbeitung

Die selbsterklärende Oberfläche ermöglicht produktives Arbeiten ohne aufwendige Schulungen.

Ein Hersteller hat seinen Kundenrückläuferprozess vollständig digitalisiert. Offene Vorgänge sind jetzt zentral sichtbar, Zeitüberschreitungen werden automatisch gemeldet und kein Auftrag bleibt mehr unbearbeitet. Die Einführung erfolgte mit dem Modul Auftragsmanagement der ATR.SmartFactory.Plattform.

Eingesetze Module: 

Auftragsmanagement

Das Projekt

Für einen Hersteller wurde der Kundenrückläuferprozess mit dem Modul Auftragsmanagement der ATR.SmartFactory.Plattform digitalisiert. Bisher erfasste das Unternehmen alle Rückläufer manuell auf Papier und übertrug die Daten anschließend in Excel-Tabellen. Ältere Vorgänge gerieten dabei regelmäßig in Vergessenheit und wurden nicht mehr bearbeitet.

Die Aufgabe

Der manuelle Erfassungsprozess bot keine ausreichende Übersicht über offene Rückläufer. Vorgänge, die bereits länger in Bearbeitung waren, fielen durch das Raster — ein Mechanismus, der auf Verzögerungen oder vergessene Aufträge hinwies, fehlte vollständig. Ziel war es, den gesamten Prozess zu automatisieren, Transparenz über alle laufenden Rückläufer herzustellen und die Kontrolle über jeden einzelnen Prozessschritt dauerhaft zu sichern.

Drei aufsteigende blaue Blöcke mit den Stufen Transparenz, Kontrolle und Effizienz

Die Umsetzung

Das Modul Auftragsmanagement der ATR.SmartFactory.Plattform bildet den gesamten Rückläuferprozess in digitalen Workflows ab. Jeder Auftrag durchläuft definierte Arbeitsschritte, die jederzeit einsehbar sind — von der Ersterfassung bis zum Abschluss. Überschreitet ein Vorgang eine definierte Maximalzeit, benachrichtigt das System den zuständigen Nutzer automatisch. Die Datenerfassung wurde bewusst auf die prozessrelevanten Informationen beschränkt, um den Einstieg für Mitarbeiter so reibungslos wie möglich zu gestalten. Eine integrierte Filterfunktion erlaubt die gezielte Suche nach einzelnen Aufträgen und Informationen.

Funktionen

Workflow-Abbildung aller Prozessschritte

Automatische Benachrichtigung bei Zeitüberschreitung

Vollständige Liste offener Vorgänge

Gezielte Auftragssuche per Filter

Für die Fachebene

Verbesserungen und Vorteile

Was sich im Rückläuferprozess konkret verändert hat

01

Kein Vorgang bleibt mehr unbemerkt liegen.

Das System führt eine vollständige Liste aller offenen Prozesse. Sobald ein Auftrag eine definierte Maximalzeit überschreitet, löst die Software automatisch eine Benachrichtigung aus — ohne dass jemand aktiv nachfragen muss.

02

Jeder Prozessschritt ist jederzeit nachvollziehbar.

Alle Rückläufer durchlaufen abgebildete Workflows, die genau zeigen, an welchem Arbeitsschritt sich welcher Auftrag befindet. Produktionsverantwortliche erhalten auf einen Blick die Übersicht, die mit Papier und Excel strukturell nicht möglich war.

03

Mitarbeiter arbeiten schnell und ohne Mehraufwand produktiv.

Die Datenerfassung beschränkt sich auf die prozessrelevanten Informationen — nicht mehr, als für den reibungslosen Ablauf nötig ist. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche ermöglicht eine problemlose Einarbeitung, der Schulungsaufwand bleibt minimal.

Fazit und Ausblick

Die Einführung des Moduls Auftragsmanagement hat die gesteckten Ziele erreicht: Der Rückläuferprozess ist transparent und kontrollierbar. Dank der hohen Anpassungsfähigkeit der ATR.SmartFactory.Plattform ließ sich der Projektaufwand gering halten — das System war in drei Monaten eingeführt und innerhalb einer Stunde vollständig in Betrieb genommen.


Nach der erfolgreichen Einführung steht im nächsten Schritt der gezielte Ausbau einzelner Prozesselemente an, um den Kontrolleinfluss auf die Arbeitsschritte weiter zu erhöhen. Parallel werden Maßnahmen umgesetzt, die die Effizienz des Gesamtprozesses weiter steigern.

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