Case Study:
Aufgabe
Ein Kunde wollte seinen Kundenrückläuferprozess, der bisher durch eine manuelle Erfassung auf Papier und anschließender Übertragung in eine Excel Tabelle vorgenommen wurde, automatisieren. Eine Problematik, die durch die manuelle Erfassung entstand, waren die älteren Rückläuferprozesse, die in Vergessenheit geraten sind und daher nicht mehr bearbeitet wurden. Durch die Umwandlung des manuellen Prozesses in einen automatisierten Prozess, wollte der Kunde Transparenz schaffen, um den Kundenrückläuferprozess kontrollieren und dadurch langfristig effizienter gestalten zu können.
Umsetzung
Um alle relevanten Informationen zentral erfassen und auswerten zu können, bestand unser Lösungsansatz in der Einführung von InnoMES. Es bietet unter anderem eine vollständige Liste aller offenen Prozesse und benachrichtigt den Nutzer, wenn definierte maximale Zeiten überschritten werden. Für die gewünschte Transparenz wurden die Prozesse in Workflows abgebildet. Aus diesen kann abgelesen werden, an welchem Arbeitsschritt sich welcher Auftrag befindet.
Um einen einfachen Einstieg für den Kunden zu gewährleisten und die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, beschränkt sich die Datenerfassung in der Software zunächst auf die Informationen, die für den reibungslosen Prozessablauf essenziell sind. Innerhalb des kompletten Prozesses wird der Nutzer von der Software unterstützt. Mit Hilfe der Filtermöglichkeit wird dem Nutzer erlaubt, gezielt nach Informationen und Aufträgen zu suchen, wodurch diese schnellstmöglich bereitgestellt werden können.
Fazit
Durch die Einführung von InnoMES konnten die gewünschten Ziele erreicht und der Prozess transparent gemacht werden. Dank der hohen Anpassungsfähigkeit von InnoMES konnte der Projektaufwand gering gehalten und das System in nur drei Monaten eingeführt werden. Durch das moderne Architekturkonzept konnte das System innerhalb von einer Stunde komplett in Betrieb genommen werden. Die selbsterklärende Darstellung der Benutzeroberfläche ermöglicht eine problemlose Einarbeitung, wodurch der Mehraufwand durch Mitarbeiterschulungen minimiert werden konnte.
Ausblick
Nach der Einführung des Systems steht im nächsten Schritt das gezielte Ausbauen einzelner Elemente an, um den Kontrolleinfluss auf die einzelnen Prozessschritte weiter zu erhöhen. Des Weiteren werden Maßnahmen unternommen, um die Effizienz des Prozesses weiter zu steigern.
